Online

Kasy fiskalne online – przełom w ewidencji sprzedaży i zgodności z przepisami

Kasy fiskalne online stanowią nowoczesne rozwiązanie w zakresie rejestrowania sprzedaży, które zyskuje na coraz większej popularności w obliczu rosnących wymagań dotyczących ewidencji transakcji. W dobie dynamicznego rozwoju rynku urządzeń elektronicznych oraz rosnącego zapotrzebowania na technologie zapewniające zgodność z przepisami prawa, kasy fiskalne online stają się kluczowym elementem nowoczesnych systemów sprzedaży. Te zaawansowane urządzenia nie tylko rejestrują transakcje, ale również integrują się bezpośrednio z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), umożliwiając przesyłanie danych o sprzedaży w czasie rzeczywistym.

W PINNEX przygotowaliśmy szeroką ofertę nowoczesnych kas fiskalnych online od wiodących producentów z całego świata, które nie tylko zwiększają transparentność i efektywność ewidencji, ale także pozwalają na bieżąco monitorować i analizować dane sprzedażowe. Połączenie najwyższej jakości wykonania z nienagannym designem i doskonałą funkcjonalnością sprawia, że są one nieodzownym narzędziem dla wielu polskich przedsiębiorstw.

Jak działa kasa fiskalna online?

Kasy fiskalne online działają w sposób zautomatyzowany, umożliwiając bezpośrednie przesyłanie danych o transakcjach do organów skarbowych w czasie rzeczywistym. Każda transakcja – zarówno sprzedaż detaliczna, jak i zwroty – jest natychmiast rejestrowana przez urządzenie, które następnie generuje paragon fiskalny dla klienta. Równocześnie kasa przesyła dane dotyczące tej transakcji do CRK (Centralny Rejestr Kas), co pozwala na ciągłą aktualizację centralnej bazy danych.

Proces ten przebiega w kilku kluczowych etapach. Po dokonaniu transakcji kasa fiskalna generuje cyfrowy zapis paragonu oraz wszelkie niezbędne informacje, takie jak numer NIP, data i godzina zakupu, kwota, a także szczegóły dotyczące poszczególnych pozycji na paragonie. Te dane są następnie szyfrowane i przesyłane do CRK za pośrednictwem Internetu. Dzięki temu organy skarbowe mają bieżący wgląd w ewidencję sprzedaży, co umożliwia im monitorowanie zgodności z przepisami oraz szybkie wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.

Kasa fiskalna online jest również wyposażona w systemy zabezpieczeń, które zapewniają integralność i poufność przesyłanych danych. W przypadku problemów z połączeniem internetowym urządzenie jest w stanie przechować dane do momentu przywrócenia połączenia, a następnie automatycznie je przesłać.

Kasy fiskalne online – kto ma obowiązek z nich korzystać?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa kasy fiskalne online powinni posiadać wszyscy przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi oraz prowadzą sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych, jeżeli ich obroty w ubiegłym roku podatkowym wyniosły ponad 20 000 zł. Co ważne, limit ten nie obejmuje czynności związanych ze sprzedażą nieruchomości, środków trwałych oraz wartości prawnych i niematerialnych, udokumentowanych fakturą.

Kasy fiskalne online powinny zatem pojawić się przede wszystkim w firmach prowadzących sprzedaż detaliczną – małych sklepach i dużych sieciach handlowych. W szczególności dotyczy to firm, które dokonują sprzedaży bezpośredniej towarów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, a także działalności, w której sprzedaż następuje za pośrednictwem e-commerce. Od 2024 roku kasy fiskalne online są również obowiązkowe dla przedsiębiorców działających w branżach specyficznych, takich jak gastronomia, usługi transportowe, oraz niektóre sektory medyczne, takie jak apteki.

Obowiązek korzystania z kas fiskalnych online nie omija również przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz osób prywatnych, takich jak fryzjerzy, mechanicy czy kosmetyczki. Celem tych przepisów jest również wyeliminowanie luk w systemie fiskalnym oraz zwiększenie efektywności monitorowania obrotu gospodarczego przez organy skarbowe.

Kasy fiskalne online – najczęściej wybierane rozwiązania

Na rynku dostępnych jest wiele różnych typów kas fiskalnych online, które można z łatwością dostosować do zróżnicowanych potrzeb przedsiębiorstw. Najczęściej wybierane warianty to:

• mobilne kasy fiskalne online – kompaktowe urządzenia, które skierowane są dla przedsiębiorców często zmieniających miejsca pracy, takich jak np. przedstawiciele handlowi, taksówkarze czy firmy świadczące usługi w terenie. Kasa fiskalna przenośna online może posiadać również opcję komunikacji przez Bluetooth lub GSM, co ułatwia jej obsługę;
• stacjonarne kasy fiskalne online – większe i bardziej zaawansowane urządzenia, które mogą mieć funkcje integracji z systemami ERP, wagami elektronicznymi czy drukarkami fiskalnymi. Takie urządzenia są idealne dla sklepów stacjonarnych, restauracji, punktów sprzedaży, które nie zmieniają lokalizacji;

Kasy fiskalne online – jak wybrać idealny model?

Kasy fiskalne online różnią się między sobą pod względem funkcji, mobilności i specyfiki zastosowania. Z tego powodu należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie związane z wyborem odpowiedniego modelu. Wybierając kasę fiskalną stacjonarną, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, takich jak:

• funkcjonalność i integracja – modele stacjonarne często oferują większy wybór funkcji niż kasa fiskalna przenośna online. Mogą integrować się z systemami POS, wagami elektronicznymi czy drukarkami fiskalnymi, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych sklepów i lokali gastronomicznych;
• wielkość i wytrzymałość – kasy stacjonarne są zazwyczaj większe i bardziej wytrzymałe. Warto zwrócić uwagę na jakość materiałów, z których są wykonane, jak również na ich odporność na intensywne użytkowanie;
• łatwość obsługi – warto upewnić się, że interfejs kasy jest intuicyjny i łatwy do nauki dla pracowników, a także zwrócić uwagę na możliwość aktualizacji oprogramowania i wsparcie serwisowe oferowane przez producenta.

Mobilna kasa fiskalna z terminalem jest z kolei idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy często zmieniają lokalizację swojej pracy lub prowadzą działalność w terenie. Kupując tego typu sprzęt, należy zwrócić uwagę na te czynniki:

• kompaktowość i wygoda użytkowania – wybierając model mobilny, warto zwrócić uwagę na jego rozmiar, wagę oraz sposób zasilania;
• łączność – kasy mobilne powinny oferować stabilne połączenie, które jest bardzo ważne z punktu widzenia przesyłania danych do centralnego systemu ewidencji i zapewnienia ciągłości działania. Warto sprawdzić, jakie opcje komunikacyjne oferuje wybrany model i czy są one zgodne z naszymi potrzebami;
• wytrzymałość – mobilna kasa fiskalna z terminalem powinna być odporna na różne czynniki zewnętrzne, takie jak kurz, wilgoć czy wstrząsy. Należy upewnić się, że wybrany model posiada odpowiednie certyfikaty i zapewnia wystarczającą trwałość w trudniejszych warunkach.

Kasa fiskalna online – cena

Ceny kas fiskalnych online różnią się w zależności od wybranego typu produktu, funkcjonalności oraz dodatkowych opcji. Najtańsza kasa fiskalna online to przeważnie model, którego koszt nie przekracza 1 000 zł (kasa fiskalna online do 1000 zł). Zwykle jest to podstawowy wariant kasy fiskalnej online przenośnej, która oferuje podstawowe funkcje. Najtańsza kasa fiskalna online stacjonarna może kosztować od 1 200 do około 2 500 zł. Należy przy tym pamiętać, że kasa fiskalna online do 1000 zł to jedynie część spośród wszystkich wydatków. Do tej ceny należy doliczyć koszty oprogramowania, instalacji oraz eksploatacji urządzenia.

Począwszy od stycznia 2020 r. kasy fiskalne będą zastępowane przez kasy fiskalne online. Co to właściwie oznacza dla przedsiębiorców? Czym kasy fiskalne online różnią się od dotychczas wykorzystywanych urządzeń?
Kasy fiskalne online będą na bieżąco raportować o realizowanych za ich pośrednictwem transakcjach. Każda kasa będzie połączona z Centralnym Repozytorium Ministerstwa Finansów, gdzie dane będą spływać nie rzadziej niż raz na dwie godziny. Nowe kasy będą także emitować paragony w dwóch wersjach: elektronicznej i papierowej.
Zmiany mają na celu ograniczenie nadużyć podatkowych, dlatego obowiązkiem wymiany kas zostaną objęci przedsiębiorcy z branż narażonych na tego typu zjawiska. Pozostali właściciele kas fiskalnych mają czas na ich wymianę do 2032, pod warunkiem, że aktualnie wykorzystywana kasa spełnia wymogi, określone w ustawie.
Dlaczego nie warto zwlekać z wymianą kasy?
Z tego powodu obowiązek wymiany kas dotnie wszystkich przedsiębiorców, których urządzenia nie są wyposażone w pamięć chronioną.
Proces wymiany kas fiskalnych nie powinien być jednak traktowany wyłącznie jako przykry obowiązek. Przedsiębiorcy, którzy zaopatrzą się w kasy, działające w systemie online będą mieli znacznie mniej obowiązków, związanych z raportowaniem do Urzędu Skarbowego o obrocie i należnym podatku VAT. Unikną też niespodziewanych kontroli urzędników państwowych.

Kasy fiskalne online od 1 stycznia 2021 r.

Od 1 stycznia 2021 r. ewidencję na kasach fiskalnych online muszą rozpocząć właściciele firm świadczących usługi gastronomiczne (także sezonowo) i zajmujący się najmem krótkoterminowym.

Dlatego wymiana tradycyjnej kasy na kasę online już wkrótce będzie konieczna dla wszystkich właścicieli barów, restauracji, kawiarni i hoteli. Oprócz branży gastronomiczno-hotelarskiej od stycznia 2021 kasy online muszą stosować też wszystkie punkty sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw przeznaczonych dla celów opałowych.

Kasy fiskalne online od 1 lipca 2021 r.

Do lipca 2021 r. muszą się zaopatrzyć w kasy fiskalne online przedsiębiorcy świadczący usługi kosmetyczne lub fryzjerskie, dentyści, prawnicy, budowlańcy, właściciele siłowni, basenów, klubów fitness. W tym ostatnim przypadku, kasa fiskalna online stosowana będzie tylko w zakresie pobieranych opłat za wstęp.

Należy dodać, że obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej online dotyczy tylko tego rodzaju usług, których przepisy nakazują ewidencjonować na tego rodzaju kasach. Np. kosmetyczka będzie musiała swoje usługi rejestrować na kasie online. Jednakże, jeżeli oprócz usług zajmuje się sprzedażą kosmetyków, to sprzedaż może obsługiwać za pomocą starszego modelu kasy.

Kary za brak kasy fiskalnej online

Jeżeli przedsiębiorca, począwszy od dat, które wypisaliśmy wyżej, nie będzie ewidencjonował obrotu za pomocą kasy rejestrującej online naraża się na karę. Może zapłacić dodatkowo 30% naliczonego podatku i utracić prawo do 90% ulgi na zakup kasy fiskalnej online.

Przedsiębiorcy, którzy w kasę się zaopatrzą, muszą pamiętać o regularnym przeprowadzeniu przeglądu technicznego sprzętu. Zgodnie z przepisami, przegląd trzeba wykonywać co najmniej 1 raz na 2 lata. W przeciwnym razie grozi kara 300 zł oraz – jeżeli od zakupu kasy minęło mniej niż 3 lata – konieczność zwrócenia odliczonej ulgi na zakup kasy.

W naszej ofercie znajdziecie Państwo m.in.

• kasy fiskalne online dla prawników
• kasy fiskalne online dla lekarzy
• kasy fiskalne online do restauracji
• kasy fiskalne online dla gastronomii
• kasy fiskalne online dla kosmetyczki
• kasy fiskalne online do salonu kosmetycznego
• kasy fiskalne online do hotelu
• kasy fiskalne online dla kawiarni
• kasy fiskalne online dla barów
• kasy fiskalne online dla dentystów
• kasy fiskalne online dla prawników
• kasy fiskalne online do siłowni
• kasy fiskalne online dla basenów
• kasy fiskalne online dla klubów fitness
• kasy fiskalne online dla budowlańców
• oraz kasy fiskalne online dedykowane dla wielu różnych branż objętych obowiązkiem posiadania kas fiskalnych online.